IA para dirigir tu empresa

Tu punto de partida

Objetivo: organizar la IA para que el trabajo y el conocimiento pertenezcan a la empresa, con responsabilidades claras.

Reúne tu expediente

• Cuenta de Claude Pro o superior y documentos de una obra activa.
• Organigrama, reseña, libro de marca y dossier de servicios.
• CV de principales sin datos personales, catálogo y listado de obras.
• Estándares de presupuesto, inclusiones, exclusiones y criterios de aprobación.

Esta semana preparas cuatro entregables: matriz de roles y accesos, cerebro con expediente, Project de obra con índice y ultraprompt, y reglas de uso. Teams se diseña ahora y se activa en la Semana 4.

BLOQUE 1

De la IA individual a la IA de empresa

Usar IA no es lo mismo que tenerla organizada. Los problemas de cuentas personales, formatos distintos y conocimiento que se va con una persona son problemas de organización.

Diagnóstico de tu empresa

Las cuatro decisiones

• Quién ve qué: roles, niveles y permisos.
• Qué sabe la IA: identidad y criterio de la empresa.
• Dónde se trabaja: Projects por área y por obra.
• Con qué reglas: fuentes, revisión y aprobación.

BLOQUE 2

Claude Teams: quién ve qué

Teams organiza cuentas de empresa. El guion presenta equipos de 2 a 150 personas, con asientos Standard para el uso diario y Premium para uso intensivo. Planifica los asientos según el trabajo de cada rol.

Prepara la activación de la Semana 4

Las tres capas de instrucciones

Prepara un borrador de instrucciones de organización de hasta 3,000 caracteres, a cargo del propietario, para Organization settings > Organization and access. No incluyas el cerebro completo, los márgenes ni datos de una obra: estas instrucciones aplican a todos.

Compartir no significa dar el mismo acceso a todo

• Puede ver: usa el Project sin cambiar instrucciones ni documentos. Puede editar: modifica ambos.
• Quien entra a un Project ve todos sus archivos. No hay permisos por archivo: separa la información según la matriz.
• Los chats son de cada persona; otro solo los ve si se los comparten.
• Cowork no se comparte como espacio personal: se comparten resultados y Skills.
• Los artefactos se comparten con permisos de ver, comentar o editar.

Conectores y extensiones

• Conector: une Claude a servicios en la nube como Gmail, Drive, Calendar o Microsoft 365.
• Extensión de escritorio: une la aplicación de escritorio a recursos locales, como un servidor de planos.
• Claude in Chrome es una extensión del navegador para operar páginas web.

Decisiones de datos y privacidad

Revisa estas recomendaciones del workbook con el responsable de tu empresa antes de activar Teams.

La analítica de uso ayuda a medir adopción y costos; no muestra conversaciones. Informa al equipo qué uso puede ver la empresa. Configura Monitoring en Data and privacy solo si existe un sistema de seguridad externo y un área de tecnología que lo gestione.

Clasifica la información

Construye el entregable 1 · Matriz de roles y accesos

Ayúdame a construir la matriz de roles y accesos de mi constructora. Usa el organigrama adjunto y pregunta solo lo que falte, una cosa a la vez. Clasifica los documentos en pública, interna, confidencial, restringida o nunca se sube. Define nivel máximo por rol, Projects permitidos, permiso de ver o editar, revisores, aprobadores y asientos. Señala cada acceso por encima del nivel autorizado. No inventes costos ni permisos: marca lo no confirmado como pendiente.

• Cada documento tiene un nivel y cada rol un nivel máximo.
• Todo documento que sale tiene revisor y aprobador.
• La matriz final tiene cero conflictos.

BLOQUE 3

El cerebro de la empresa

Sin tu información, la IA responde con criterio genérico. El cerebro reúne lo que ya existe en estándares, contratos, correos y decisiones: no inventa políticas.

Separa conocimiento y criterio

Organiza el expediente

• Reseña y presentación: identidad de la empresa.
• Libro de marca: colores, tipografía y tono.
• Organigrama y CV de principales sin cédulas ni datos personales.
• Dossier de servicios y catálogo de productos: tipo de obra, tamaño y precio de referencia por m².
• Listado de obras y cartera: trayectoria y ejecución actual.
• Estructura de presupuesto, inclusiones y exclusiones.

Escribe el criterio con números

Sustituye cada ejemplo por un límite real aprobado en tu empresa. Si no hay un criterio confirmado, déjalo pendiente.

Documenta una decisión

Dónde va cada cosa

Para el histórico de presupuestos, prepara un resumen en Excel: una fila por obra, costo por m², costo por capítulo y presupuestado contra real. Los presupuestos completos permanecen en Drive.

Construye el entregable 2 · Cerebro y expediente

Entrevístame para redactar el Cerebro de mi constructora. Revisa primero el expediente adjunto y distingue lo encontrado de lo pendiente. Haz una pregunta a la vez. Separa Parte A: identidad, servicios, cartera, organización, marca y entrega; y Parte B restringida: márgenes, anticipos, condiciones de contrato, matriz de seguir o no seguir, aprobaciones y líneas rojas. Pide números cuando responda de forma vaga. Documenta una decisión real con sus fuentes y razonamiento. No inventes políticas. Entrega ambas partes separadas para revisar y aprobar.

• El cerebro describe a mi empresa, no a cualquier constructora.
• Los criterios tienen límites concretos y aprobación.
• Parte B está separada y existe una decisión documentada.

BLOQUE 4

Cómo organizar la información en Projects

Un Project combina instrucciones y archivos vigentes para un equipo. No reemplaza el archivo completo de la empresa, que permanece en Drive.

Cuatro precauciones

• Los chats no se comunican entre sí: guarda lo importante como documento del Project.
• Quien entra ve todo; la matriz decide cómo separar la información.
• Con demasiada información, Claude puede buscar fragmentos en lugar de leerlo todo. Selecciona archivos relevantes y verifica lo que consulta.
• Para planos, el guion recomienda PDFs de 100 páginas o menos. Divide los archivos y comprueba que Claude pueda interpretar los dibujos; no asumas que leyó todo.

Elige el criterio de organización

Crea el archivo índice

Cada carpeta de obra y cada Project deben indicar qué documentos existen, dónde están y cuál es la versión vigente.

En Cowork se consulta la carpeta y el índice. En un Project, sube el índice como archivo y añade en las instrucciones: “Consulta primero el índice”. Cuando cambie un documento, actualiza también su referencia.

Prueba un ultraprompt

• Rol: desde qué posición mira el problema.
• Contexto: situación, documentos y datos confirmados.
• Método: pasos en orden.
• Revisión: fuentes, límites y comprobaciones antes de responder.

ROL: Actúa como director de operaciones de [EMPRESA], con criterio financiero, contractual y de capacidad.
CONTEXTO: Debemos decidir si preparamos la oferta de [PROYECTO]. Usa el índice, los documentos vigentes del Project y la Parte B autorizada del Cerebro.
MÉTODO: 1) Califica cada criterio de nuestra matriz de seguir o no seguir con su fuente. 2) Suma y ubica el total según nuestros límites aprobados. 3) Lista condiciones de contrato fuera de límite. 4) Propón condiciones con las que seguiríamos.
REVISIÓN: No decidas por mí. Indica qué criterio, con un punto de diferencia, cambia la decisión. Marca lo que no puedas verificar y no inventes datos.

En Sky se consultan índice, cerebro, resumen del contrato, ficha del cliente y correos. El resultado del caso es 22 puntos, justo en el límite. La IA ordena los datos; la decisión es de dirección.

Construye el entregable 3 · Project con índice y ultraprompt

Ayúdame a organizar los Projects de una obra. Usa mi matriz de accesos. Pídeme nombre y código, cliente, responsables, modalidad de contrato, monto, documentos vigentes y pendientes. Recomienda una organización por área y obra, separando campo y gestión según los permisos. Entrega instrucciones, lista de archivos autorizados e índice con ubicación, versión y responsable. Indica qué parte del cerebro corresponde a cada Project y añade “Consulta primero el índice”. Extrae datos del contrato adjunto y pregunta solo lo que falte. No inventes información.

• Los permisos corresponden a la matriz y no exponen Parte B a roles sin autorización.
• El índice identifica ubicación y versión vigente de cada documento.
• El ultraprompt fue probado con un caso real y sus datos tienen fuentes.

BLOQUE 5

Reglas de uso de IA

Las reglas aplican aunque todavía se trabaje con cuentas individuales. El procedimiento es de la empresa, no de cada persona.

Las siete reglas

• Trabajar dentro del Project que corresponde, sin mezclar obras.
• Cada dato debe tener una fuente verificable.
• Marcar lo que falta como pendiente, sin completarlo suponiendo.
• Todo resultado de IA es borrador hasta que una persona lo aprueba según la matriz.
• Lo que sale firmado es responsabilidad de la empresa.
• Nunca subir nómina, cédulas, salud, contraseñas o datos bancarios; no incluir información interna en documentos al cliente.
• Reportar los errores por el canal definido, sin ocultarlos.

Transparencia con el equipo

Explica qué información de uso puede consultar la empresa y para qué: medir adopción y funcionamiento de la herramienta, no ocultar controles al equipo.

Construye el entregable 4 · Reglas aprobadas

Con la matriz de roles y accesos adjunta, redacta las reglas de uso de IA de mi constructora en un máximo de dos páginas y una versión corta de diez líneas para las instrucciones de cada Project. Incluye objetivo, alcance, información permitida y prohibida, fuentes, pendientes, uso del Project correcto, revisión y aprobación, responsabilidad de la empresa, reporte de errores, altas y bajas, y transparencia sobre la analítica de uso. Cubre las cuentas individuales mientras no haya Teams. No inventes responsables: pregunta lo que falte. Deja el documento como borrador para aprobación de dirección.

• Las reglas definen qué se sube, quién revisa y quién aprueba.
• Existe una versión corta de diez líneas en las instrucciones de los Projects.
• Dirección aprobó las reglas y el equipo conoce los controles de uso.

BLOQUE 6

Lo que te llevas

La IA deja de depender de una persona y empieza a trabajar con el conocimiento, los accesos y el criterio de tu empresa.

• Matriz de roles y accesos sin conflictos.
• Cerebro con expediente, Partes A y B, y una decisión documentada.
• Project de obra con índice y ultraprompt probado.
• Reglas de uso aprobadas y versión corta en los Projects.

Prepara tu siguiente paso

Prueba tus ultraprompts con casos reales e identifica cuál utilizas más. En la próxima clase se convierte en un Empleado IA: un Skill con función, entregables y límites.

Descargas

El plugin Dirección IA no está incluido en el paquete recibido; su descarga sigue pendiente.

Checklist de entrega

Cada documento debe llevar código, versión, fecha y quién lo aprobó. Adjunta evidencia de la prueba del ultraprompt y de la revisión de accesos.

• Matriz de roles y accesos final, con cero conflictos.
• Cerebro con expediente, Parte A y Parte B separadas y una decisión real documentada.
• Project de obra con índice vigente, permisos correctos y resultado de un ultraprompt probado.
• Reglas aprobadas por dirección: documento de dos páginas y versión corta de diez líneas.

Nombra tus archivos así: [SIGLAS]-S01-[TIPO]-[NN]_[NOMBRE]_V[NN], en mayúsculas y sin tildes.